Charte sur l'organisation d'événements privés sur Corvette Passion

Organisation d’un événement majeur dans l’environnement de Corvette Passion.

L’objectif de ce mémo est de vous sensibiliser sur un certain nombre de prérequis qu’il convient de mettre en œuvre lorsque vous prenez l’initiative d’organiser un événement et/ou sortie dans le contexte du forum Corvette Passion.
Je ne reviens pas sur les obligations réglementaires et déclaratives qui font l’objet d’un autre post et que nous laissons à votre libre arbitre et appréciation.
Pour autant, nous ne pouvons que vous conseiller vivement de vous y référer afin de gérer au mieux ces rassemblements.

1) L’organisateur ou les organisateurs doivent être membre de Corvette Passion,

2) L’organisateur ou les organisateurs doivent s’identifier clairement. En cas de pluralité d’organisateurs, il conviendra de nommer un référent qui portera la responsabilité de centraliser l’ensemble des retours et informations liés à l’organisation de l’événement concerné.

3) Un post, à l’intitulé clair, devra être ouvert suffisamment en amont (au moins 6 mois) de la date d’effet de l’événement et dans la bonne rubrique géographique.

4) Celui-ci devra dans un premier temps fixer les grandes lignes et les fondamentaux de l’événement considéré soit :

 Calendrier (date de début, date de fin).
 Lieu de l’événement.
 Capacité d’accueil des participants.

5) Les inscriptions seront comptabilisées au fur et à mesure et centralisées dans un tableau de type EXCEL ; tableau que l’organisateur devra régulièrement mettre à jour pour une bonne lecture par tous.

6) Le format et modèle dudit tableau reste à déterminer ; il devra à minima faire apparaître les informations générales du type :
Nombre de personnes par équipage,
Modèle de voiture,
Nuitée et repas à réserver par équipage / jour.
Activités éventuelles

7) Le Participant principal doit être membre de Corvette Passion et se rendre sur la manifestation avec une Corvette.

Bien que la priorité soit donnée aux membres de CP et propriétaires de Corvette, Il est possible d’ouvrir, à titre exceptionnel et dérogatoire, l’accès à la manifestation à un ou plusieurs participants n’ayant pas ou plus de Corvette (Membres ou non de CP) ; dans ce cas, une demande devra être faite aux membres du bureau qui l’étudiera avant de rendre sa décision.

9) Un fois la capacité d’accueil atteinte, il sera ouvert une liste d’attente dans les mêmes conditions chronologiques que la liste principale sur laquelle pourront s’inscrire ceux qui souhaitent, en cas de désistement d’un ou plusieurs participants, intégrer l’événement.

10) Une attention toute particulière sera portée sur les participants qui s’inscrivent systématiquement et mécaniquement à tous les événements avant de se désister de façon récurrente.

11) L’organisateur s’engage à communiquer 2 mois avant le début de l’événement l’ensemble du programme avec un niveau de détail clair et précis sur :

 Les dates (arrivée / Départ)
 Le lieu,
 Le nombre de participants,
 La nature et les conditions d’hébergement,
 Le programme des festivités (balades, visites, parcours, kilomètres, restauration, activités)
 Le budget par participant.

12) Dans la continuité de la communication dudit programme, l’organisateur procédera à l’appel des fonds auprès de chaque participant et obligatoirement par MP (Message Privé) en fonction des impératifs que lui imposent l’organisation de cet événement.
L’idée étant de faire un premier appel de fonds puis un second pour solder et valider la participation. Ce deuxième appel de fonds se fera au plus tôt 60 jours avant la date de la sortie et obligatoirement après communication de tous les détails de l’événement afin d’éviter toute contestation d’un ou des inscrits.
Vu les sommes en jeu, Il est fortement conseillé d’ouvrir un compte spécifique pour l’événement et bien sûr d’éviter tout flux entre ce compte et votre compte perso…

13) Chaque étape devra faire l’objet d’une mise à jour du tableau évoqué précédemment afin que tout le monde puisse avoir et valider le même niveau d’information.

14) Le versement du premier acompte engage le participant sauf cas de force majeure bien entendu.

15) En cas de désistement d’un ou plusieurs participants postérieurement au versement des sommes dues, l’organisateur mettra en jeu la liste d’attente constituée afin d’intégrer de nouveaux participants dans le respect de la capacité d’accueil définie initialement.

16) A réception de l’accord du participant nouvellement intégré, celui-ci devra se mettre directement en rapport, toujours par message privé , avec celui qui s’est désisté afin de lui rembourser les sommes engagées par ce dernier.

17) Il est conseillé à tout organisateur d'indiquer le lien de cette charte dès le début de son post de sortie afin que chacun s'inscrive en toute connaissance de causes.

18) Au fur et à mesure de l’avancée vers le jour J, l’organisateur communiquera les derniers détails du programme ; détails qui seront bien entendu à la marge de l’ensemble du programme préalablement communiqué.

19) Chaque participant est entièrement responsable de ses actes et de son comportement qui s’inscrivent dans le cadre d’une démarche totalement privée et personnelle ; il ne pourra en aucun cas engager la responsabilité de l’organisateur et du Forum Corvette Passion.

20) Toutes les manifestations, sauf avis contraire des administrateurs, sont organisées à titre personnel et ne doivent en aucun cas se faire sous la bannière Corvette Passion.
Nous espérons que ces recommandations vous permettront de faciliter vos démarches dans le cadre de l’organisation d’un événement.